Messebau in Nordamerika

Messen in Nordamerika und speziell in den USA unterliegen eigenen Gesetzen. Wir kennen alle Regeln und Verordnungen. Unsere ersten Messeerfahrung haben wir bereits 1981 auf der CES in Las Vegas gemacht und kennen die komplette Messeentwicklung in diesem Markt. Mit dieser langjährigen Erfahrung stehen wir Ihnen bei allen Fragen mit Rat und Tat zur Seite. Unser umfassendes, eigenes Messelager für alle lokalen Bedürfnisse ist in Las Vegas, Nevada, beheimatet. Von dort können wir in jedem Messezentrum Nordamerikas mit unseren leistungsstarken Partnern Ihre Messestände realisieren. Erfahrene Projektleiter vor Ort kümmern sich um alle Notwendigkeiten auch mit den lokalen Unions und dem jeweiligen General Contractor. So wird Ihr Messestand auch in den USA zum sorgenfreien Turn-Key-Erlebnis.

„Trade-Shows“ und „Conventions“ in den USA haben einen anderen Ursprung und eine andere Entwicklung als in Europa. Während sich vor allem in Deutschland Messen in einem langen Wandel aus Märkten entwickelt haben, sind es in Nordamerika die Fachkonferenzen von Handelsverbänden, die die Grundlage bildeten. So entwickelten sich aus kleinen, begleitenden Ausstellungen wichtige Messen, deren Prozess noch lange nicht abgeschlossen ist.

Die Bandbreite des Messeangebotes ist enorm – nach unterschiedlichen Angaben werden zwischen 5.000 und 13.000 Messen, Ausstellungen und Kongresse mit begleitenden Präsentationen jährlich in den USA veranstaltet. Dabei sind die Nettoausstellungsflächen teilweise extrem gering – durchaus auch unter 500 qm. Aber für bestimmte Fachthemen kann eine kleine Veranstaltung für den Markteintritt bereits ausreichen. Folglich muss sich der Aussteller darauf einstellen, dass eben häufig kleine bis mittlere Messen in den USA eine wichtige Zielgruppe ansprechen und so den entsprechenden Erfolg bringen können.

In manchen Bereichen gibt es ebenfalls eine Aufteilung zwischen Ost- und Westküste. Und andere Veranstaltungen wechseln jährlich den Veranstaltungs-Ort, um immer wieder neue Zielgruppen zu erschließen.

Doch nichts ist beständiger als der Wandel selbst. Das gilt in besonderem Maße für Messen in den USA. Trade Shows, die in der Vergangenheit als reine Pipe & Drape* Veranstaltungen galten, können in nur wenigen Jahren zu wichtigen und großen Branchentreffs heranwachsen – andere an Bedeutung verlieren oder gänzlich vom Messemarkt verschwinden.

Das Wachstum bestimmter Messen in den USA, liegt meist an einem gestiegenen, internationalen Interesse und somit einem hohen Anteil ausländischer Beteiligungen – die mit ihrem Auftritt auch einen nennenswerten Imagezuwachs erzielen wollen – und bei optimaler Umsetzung auch erreichen können.

Dabei gilt es bei der Planung von einem Messestand in den USA schon im Vorfeld einige Besonderheiten zu beachten und im Budget zu berücksichtigen.

Mancher Aussteller verzweifelt bereits bei dem häufig, mehrere hundert Seiten, starken Exhibitor Manual mit Deadlines, Target Days, sowie den unzähligen Order Forms u.a. für Material Handling, Electrician, Carpenter, Rigger, Card Retrieval, EAC oder der geforderten Versicherungspolice und dem Payment Form – mit einer Kreditkartendeckung für teils hohe Summen.

Nicht nur hier liegt eine unserer Stärken. Als Dienstleister mit über 35-jähriger Erfahrung mit Messen und Messeständen in den USA haben wir die Planung und Durchführung fest im Griff. Damit wird eine Messebeteiligung nicht zwangsläufig deutlich günstiger – aber sicherer und effizienter. Es ist uns deshalb extrem wichtig die Zielsetzungen und Wünsche mit dem Kunden rechtzeitig durchzusprechen – so können wir an jedem Messeplatz einen optimal vorbereiteten Messestand für die Veranstaltung zur Verfügung stellen.

Weiterhin unterscheiden sich viele Bestimmungen für einen Messestand in den USA innerhalb der Messezentren erheblich. Dazu kommt der Einfluss der „Unions“-Gewerkschaften, der an manchen Orten sehr groß ist. So regeln in den meisten Messegeländen Verträge, welche Berufsgruppe für welche Arbeit einzusetzen ist und wann Überstundentarife zu entrichten sind.

Der reine Mietpreis des Messestandes ist dabei nur ein Faktor. Dieser hängt in der Höhe ganz entscheidend von der Bedeutung der Messe ab. Interessant ist dabei die Art der Vergabe und die Zuteilung der Flächen. Im Regelfall gibt es bereits im Planungsstadium einen Floorplan, einen Grundriss, auf dem alle Messestandflächen und -größen eingezeichnet sind. Diese werden gezielt ausgewählt – wobei es auch hier unterschiedlichste Verfahren gibt.

In vielen Fällen haben Aussteller, die sich bereits auf früheren Veranstaltungen beteiligt haben, gestaffelte Vorrechte – nach Anzahl der Beteiligungen aber auch nach der Größe der gebuchten Flächen. Oft gibt es eine Punktestaffel, nach der sich die Aussteller ihre Flächen auswählen können. Punkte bringen in diesen Fällen meist nicht nur die Anzahl von früheren Beteiligungen des Kunden. Auch die jeweilige Fläche oder zusätzlich gebuchte Sponsorenpakete spielen eine Rolle. Und noch ein Faktor ist wichtig, die Kontinuität der Beteiligung – ein Jahr zu reduzieren oder auszusetzen, kann sich oft sehr nachteilig bei der Auswahl der Standfläche auswirken.

Es kommt auch vor, dass besonders beliebte Messestandflächen mit sogenannten Premium-Aufschlägen angeboten werden oder nur den Kunden vorbehalten sind, die auch bereit sind ein zusätzliches Sponsorenpaket zu erwerben. Eines gilt aber nahezu immer – je früher man bucht, desto besser.

Las Vegas hat zwar (noch) nicht das größte Messezentrum der USA – aber dafür sind gleich 3 davon unter den Top 10 der USA. Zusammen mit all den vielen anderen Hallenkapazitäten und Hotelangeboten gibt es im Las Vegas Valley schon mehr als 1 Million Quadratmeter Ausstellungsfläche. Zum Vergleich – das größte Messezentrum der Welt – die Hannover Messe – hat rund eine halbe Million Quadratmeter Hallenfläche.

Las Vegas hat damit das größte und flexibelste Flächenangebot in den USA – für jegliche Veranstaltung. Verbunden mit der gebotenen Hotelkapazität bildet dies die Basis für die unzähligen Conventions und Trade Shows, die hier stattfinden. Allein im Jahr 2016 fanden nahezu 22.000 Konferenzen, Tagungen und Messen in Las Vegas statt. Mit 57 der größten Messen der USA ist Las Vegas unangefochten die Nummer 1 für Messen in Nordamerika.

Mit unserem Messelager Las Vegas sowie der Werkstatt und lokalen Partnern sind wir in diesen Messezentren zuhause und kennen, nicht nur hier, alle lokalen Gegebenheiten seit weit über 35 Jahren. Denn von hier aus organisieren wir auch jede andere Beteiligung in Nordamerika – von der Westküste bis zur Ostküste – von Kanada bis Mexiko.

Ein Messestand in den USA ist, bis auf wenige Ausnahmen, immer im 10 x 10 Fuß-Raster (10 Fuß = ca. 3,05 Meter) zu buchen. Dies stellt gleichzeitig die kleinste Einheit dar. Bei Ständen mit einer maximalen Tiefe von 10 Fuß ist die Bauhöhe im Regelfall auf 8 Fuß (ca. 2,44 Meter) beschränkt. Erst bei einem Peninsula oder Island (Kopf- bzw. Insel-Stand) ab 20 x 20 Fuß ist eine flexible Gestaltung in die Höhe möglich.

Sonderregeln gibt es teilweise für Perimeter Booths – das sind Messestände am Hallenrand.

Bei der Tatsache, dass alle Maße in Fuß und Inch gerechnet werden, liegt ein wesentlicher Unterschied zum größten Teil der restlichen Welt – der ganz schnell Auswirkungen hat, wenn ein vorhandener Messestand in die USA geschicken werden soll.

Zwar rechnet es sich relativ leicht, wenn man davon ausgeht, dass 10 Fuß ungefähr 3 Meter sind – aber im Vielfachen passieren dabei schnell gravierendere Fehler. So sind 40 Fuß eben nicht 12 – sondern 12,192 Meter. Also fast 20 cm mehr. Ein mitgebrachter Teppich mit Bahnenbreite 4 Meter reicht somit nicht bis zur Standkante. Dort sollte er aber liegen, denn die Veranstalter lassen ihrerseits Teppiche in den Gängen bis zur Standkante legen und ein Spalt ist nicht nur unschön – sondern kann in den USA durchaus auch zu einem Versicherungsproblem werden.

Erschwerend kommt hinzu, dass beim Messestand in den USA die Stromverkabelung nahezu ausschließlich unterhalb des Teppichs erfolgt, weshalb ein sogenanntes Padding unter dem Teppich zum Einsatz kommt, um die Kabelstärke etwas auszugleichen. Nicht jeder Teppich ist dazu aber geeignet. Ein Messe-Doppelboden empfiehlt sich weniger, da so Stolperfallen entstehen können und dies bei einem Unfall zu extrem hohen Schadensersatzforderungen führen kann. Wegen des Disability Act von 1990 ist zur Verhinderung der Diskriminierung von Behinderten häufig auch komplett eine extrem flache, umlaufende Rampe vorzusehen. Mehrkosten die sich bei einem flachen Teppichbodenbelag vermeiden lassen.

Erschwerend kommt hinzu, dass beim Messestand in den USA die Stromverkabelung nahezu ausschließlich unterhalb des Teppichs erfolgt, weshalb ein sogenanntes Padding unter dem Teppich zum Einsatz kommt, um die Kabelstärke etwas auszugleichen. Nicht jeder Teppich ist dazu aber geeignet. Ein Messe-Doppelboden empfiehlt sich weniger, da so Stolperfallen entstehen können und dies bei einem Unfall zu extrem hohen Schadensersatzforderungen führen kann. Wegen des Disability Act von 1990 ist zur Verhinderung der Diskriminierung von Behinderten häufig auch komplett eine extrem flache, umlaufende Rampe vorzusehen. Mehrkosten die sich bei einem flachen Teppichbodenbelag vermeiden lassen.

Unter Drayage ist das Material Handling zu verstehen. Die Kosten werden nach CWT (Preis pro 100 lbs) abgerechnet. Sie beinhalten das Abladen der Kisten, den Transport von der Laderampe bis zum Messestand, die Einlagerung des Leergutes während der Veranstaltung sowie das Zurückbringen danach und die spätere Verladung. Im Regelfall werden mit diesen Kosten auch die Wegleitsysteme sowie die Gangteppiche und weitere Leistungen, die der General Contractor für den Veranstalter erbringt wie Registrierung etc. abgedeckt.  Nicht nur deshalb sind meist Minimumwerte zu entrichten.

Leider kann aufgrund der hohen mechanischen Belastung des Transportgutes nicht auf stabile Kisten für die Ware verzichtet werden – aber durch einen „leichten“ Standbau können einige Kosten gespart werden. Wichtig ist zudem, die Anlieferung nicht mit vielen Einzellieferungen zu machen, denn die Abrechnung wird je Vorgang immer auf das nächste CWT aufgerundet. Bei vorgegeben Move-In und Move-Out-Targets sollte die Anlieferung und Abholung genau in diesen Zeitfenstern erfolgen, da ansonsten Zuschläge anfallen.

Beim Catering auf dem Messestand gelten ebenfalls strengere Regeln. Es gibt meist nur einen Lizenznehmer, über den alles was am Stand ausgegeben wird besorgt werden muss. Eine weiche Grenze stellt die Versorgung der Mitarbeiter mit Kaffee, Softdrinks und Fertigsnacks dar. Alkohol am Stand darf nur von lizenzierten Barkeepern ausgeschenkt werden. Trotzdem ist man im Regelfall nicht nur auf das Menüangebot des Lizenznehmers beschränkt. Sind individuelle Themen-Aktionen gewünscht und der Anbieter selbst kann die Ware nicht beschaffen, besteht die Möglichkeit diese zuzuliefern. Die Ausgabe und Verteilung am Messestand muss dennoch über den lizenzierten Caterer erfolgen und wird von diesem abgerechnet. Deshalb muss jede Bewirtung von Kunden im Vorfeld exakt geplant und abgestimmt werden.

Unter Drayage ist das Material Handling zu verstehen. Die Kosten werden nach CWT (Preis pro 100 lbs) abgerechnet. Sie beinhalten das Abladen der Kisten, den Transport von der Laderampe bis zum Messestand, die Einlagerung des Leergutes während der Veranstaltung sowie das Zurückbringen danach und die spätere Verladung. Im Regelfall werden mit diesen Kosten auch die Wegleitsysteme sowie die Gangteppiche und weitere Leistungen, die der General Contractor für den Veranstalter erbringt wie Registrierung etc. abgedeckt.  Nicht nur deshalb sind meist Minimumwerte zu entrichten.

Leider kann aufgrund der hohen mechanischen Belastung des Transportgutes nicht auf stabile Kisten für die Ware verzichtet werden – aber durch einen „leichten“ Standbau können einige Kosten gespart werden. Wichtig ist zudem, die Anlieferung nicht mit vielen Einzellieferungen zu machen, denn die Abrechnung wird je Vorgang immer auf das nächste CWT aufgerundet. Bei vorgegeben Move-In und Move-Out-Targets sollte die Anlieferung und Abholung genau in diesen Zeitfenstern erfolgen, da ansonsten Zuschläge anfallen